इनबॉक्स, आउटबॉक्स, CC, BCC — ई-मेल की मूल बातें

ई-मेल की मूल बातें क्या हैं?

ई-मेल में इनबॉक्स (प्राप्त संदेश), आउटबॉक्स (भेजे जाने वाले संदेश), CC (कार्बन कॉपी — सबको दिखने वाला अतिरिक्त प्राप्तकर्ता) व BCC (ब्लाइंड कार्बन कॉपी — छुपा हुआ प्राप्तकर्ता) जैसी बुनियादी शब्दावली शामिल है। यह CG TET/CGPSC कम्प्यूटर परीक्षा का नियमित टॉपिक है।

परिचय

ई-मेल भेजने या व्यवस्थित करने से पहले, इसके बुनियादी भागों व शब्दों को समझना महत्वपूर्ण है। यह लेख इनबॉक्स, आउटबॉक्स व ई-मेल भेजते समय उपयोग होने वाले CC/BCC फ़ील्ड को कवर करता है।

ई-मेल फ़ोल्डर

इनबॉक्स को समझना

इनबॉक्स डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर है जहां नए, आने वाले ई-मेल पहुंचते हैं। अपठित ई-मेल सामान्यतः बोल्ड में दिखाए जाते हैं, जिससे आप जल्दी देख सकें कि क्या नया है।

आउटबॉक्स को समझना

आउटबॉक्स भेजी जा रही प्रक्रिया में मौजूद ई-मेल हेतु एक अस्थायी होल्डिंग फ़ोल्डर है — उदाहरण के लिए, यदि भेजने के समय इंटरनेट कनेक्शन नहीं है, तो कनेक्शन उपलब्ध होने तक ई-मेल आउटबॉक्स में प्रतीक्षा करता है।

To, CC व BCC फ़ील्ड

ई-मेल लिखते समय, तीन पता फ़ील्ड होते हैं:

• To: ई-मेल के मुख्य प्राप्तकर्ता — वे लोग जिनके लिए संदेश सीधे लक्षित है।
• CC (कार्बन कॉपी): अतिरिक्त प्राप्तकर्ता जिन्हें संदर्भ हेतु ई-मेल देखना चाहिए। To व CC में सभी एक-दूसरे के पते देख सकते हैं।
• BCC (ब्लाइंड कार्बन कॉपी): अतिरिक्त प्राप्तकर्ता जिन्हें ई-मेल मिलता है, पर जिनके पते अन्य सभी से, अन्य BCC प्राप्तकर्ताओं सहित, छिपे रहते हैं।

CC बनाम BCC कब उपयोग करें

• CC का उपयोग तब करें जब आप अन्य लोगों को खुले तौर पर सूचित रखना चाहते हों, जैसे किसी अभिभावक को भेजे ई-मेल में विद्यालय प्राचार्य को कॉपी करना।
• BCC का उपयोग तब करें जब आप बड़ी संख्या में लोगों को एक ही ई-मेल भेजना चाहते हों बिना उनके पते एक-दूसरे को दिखाए, जैसे अभिभावकों की बड़ी सूची को परिपत्र भेजते समय उनकी गोपनीयता सुरक्षित रखना।

एक शिक्षक के लिए यह क्यों महत्वपूर्ण है

शिक्षक नियमित रूप से आधिकारिक संचार भेजते हैं — परिपत्र, परीक्षा सूचनाएं, या कई अभिभावकों/सहकर्मियों को रिपोर्ट — व CC/BCC का सही उपयोग व्यावसायिकता बनाए रखने व प्राप्तकर्ताओं की गोपनीयता सुरक्षित रखने में मदद करता है।

संक्षिप्त पुनरावलोकन

• इनबॉक्स = प्राप्त ई-मेल; आउटबॉक्स = भेजे जाने की प्रतीक्षा में ई-मेल; सेंट = सफलतापूर्वक भेजे गए ई-मेल।
• To = मुख्य प्राप्तकर्ता; CC = दृश्य अतिरिक्त प्राप्तकर्ता; BCC = छिपे अतिरिक्त प्राप्तकर्ता।
• CC लोगों को खुले तौर पर सूचित रखता है; BCC बड़े समूहों को मेल करते समय प्राप्तकर्ताओं की गोपनीयता सुरक्षित रखता है।